Bài viết, tin tức, cập nhật

Dữ liệu đặt hàng, đơn đặt hàng cùng thông tin xác nhận thanh toán. Chương trình sẽ giúp quản lý phần này là phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order). Vậy chương trình này là gì?Kinh doanh dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đều cần có hệ thống ERP để tạo thuận lợi và giảm chi phí. Đặc biệt là thông tin đặt hàng, đơn đặt hàng cùng thông tin xác nhận thanh toán, những dữ liệu này rất hữu ích cho hiệu quả của kho bãi và tính minh bạch trong kinh doanh. Phần mềm giúp quản lý phần này là phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order). Vậy phần mềm này là gì? Có tính năng quan trọng nào và có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?Phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order) là gì?Phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order) là phần mềm được thiết kế để tạo thuận lợi trong việc tạo, theo dõi và quản lý đơn đặt hàng, báo giá và xác nhận thanh toán. Giúp tăng cường quy trình mua sắm với độ chính xác và hiệu quả cho hệ thống đặt hàng.Phần mềm đặt hàng có các chức năng gì?Tạo đơn đặt hàng tự động, giảm việc nhập dữ liệu thủ côngDuyệt đơn đặt hàng trước khi phát hành cho đối tácQuản lý nhà cung cấp, thông tin liên hệ, điều khoản hợp đồng, và các yêu cầu khácTheo dõi ngân sách, kiểm soát chi tiêu so với ngân sáchTheo dõi trạng thái đơn đặt hàng từ lúc tạo đến khi giao hàngTích hợp với phần mềm khác, phần mềm đặt hàng sẽ hoạt động kết nối như phần mềm quản lý kho hàng, phần mềm kế toán tài chínhQuản lý tài liệu, lưu giữ các tài liệu liên quan đến đặt hàng như hợp đồng thương mại, thuế, hóa đơnPhần mềm đặt hàng có lợi ích gì đối với doanh nghiệp và kho bãi?Phần mềm đặt hàng sẽ giúp hệ thống đặt hàng trở nên thuận lợi, nhanh chóng và dữ liệu chính xác hơn. Những lợi ích của phần mềm PO đối với doanh nghiệp và kho bãi sẽ như sau:1. Tăng cường hiệu quả cho kho bãiPhần mềm PO sẽ giúp duy trì mức hàng tồn kho hợp lý. Khi mức tồn kho giảm dưới mức cần thiết, hệ thống phần mềm đặt hàng sẽ đảm bảo rằng hàng tồn kho sẽ được bổ sung kịp thời để giảm khả năng hết hàng tồn kho, có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh.2. Tăng độ chính xác và giảm sai sótPhần mềm đặt hàng có thể giảm thiểu rủi ro sai sót vì giảm yêu cầu nhập dữ liệu đơn đặt hàng thủ công. Chỉ cần nhập một số thông tin là có thể tạo đơn đặt hàng, đồng thời ngăn ngừa sai sót liên quan đến số liệu hàng hóa trong kho.3. Hệ thống đặt hàng linh hoạt và hiệu quả hơnHệ thống đặt hàng tốt cần có độ linh hoạt cao, phần mềm PO sẽ hỗ trợ tạo, thực hiện, duyệt và theo dõi đơn đặt hàng thuận tiện hơn so với việc tự làm đơn đặt hàng bằng tay tốn nhiều thời gian, có thể kịp thời bổ sung hàng hóa, giảm thời gian làm việc và cải thiện hiệu quả hệ thống đặt hàng tổng thể tốt hơn.4. Tiết kiệm chi phí, giúp kiểm soát ngân sáchQuản lý chi phí và theo dõi ngân sách là phần quan trọng để tổ chức hay doanh nghiệp của chúng ta hiệu quả. Phần mềm đặt hàng là một phần mềm giúp tiết kiệm chi phí và kiểm soát ngân sách, cả trong việc theo dõi đơn đặt hàng, giúp giảm hàng tồn kho dư thừa, dẫn đến tiết kiệm chi phí kho bãi và chi phí khác trong mua hàng.5. Quản lý nhà cung cấp tốt hơnNhiều chủ doanh nghiệp biết rằng quản lý nhiều nhà cung cấp cùng lúc là khó khăn và tốn thời gian, do đó phần mềm PO rất có giá trị trong quản lý nhà cung cấp, giúp trong giao tiếp, nhanh chóng cập nhật đơn đặt hàng, theo dõi tình hình đặt hàng, cũng như phê duyệt đơn hàng nhanh chóng. Giúp phân tích từng nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp hiệu quả nhất, cải thiện chu kỳ hàng tồn kho và giảm chi phí.6. Giảm công việc hành chínhQuản lý đơn đặt hàng và hàng tồn kho thủ công cần xem xét nhiều tài liệu, tốn thời gian và có khả năng sai sót cao hơn so với việc sử dụng phần mềm hệ thống đặt hàng giúp giảm gánh nặng hành chính, tài liệu, giúp chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên tập trung vào phát triển các mặt khác của tổ chức một cách cần thiết hơn.Phần mềm đặt hàng của Treesoft.io có những tính năng nổi bật nào?Phần mềm PO của Treesoft.io là một phần trong hệ thống ERP được phát triển để tạo điều kiện quản lý doanh nghiệp toàn diện với hệ thống Cloud-Based có thể truy cập từ bất cứ đâu chỉ cần có Internet và thiết bị.Những điểm nổi bật của phần mềm PO của Treesoft.io gồm:Tạo đơn đặt hàng, phê duyệt mua hàng trong phần mềmTheo dõi tình hình thực hiện theo thời gian thựcCó thể gửi tài liệu đặt hàng trực tuyếnĐối tác có thể phê duyệt trên websiteCó thể gửi email cho đối tác kèm tập tin PDFCó thể kết nối máy in để in đơn đặt hàngTóm lại, phần mềm đặt hàng là một phần mềm giúp hệ thống đặt hàng trở nên thuận tiện hơn, giảm sai sót dữ liệu và làm cho hệ thống kho hàng hiệu quả hơn, giảm bớt gánh nặng mất thời gian, cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách linh hoạt hơn.

Quy trình mua sắm là quy trình liên quan đến việc tìm kiếm hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho tổ chức. Bắt đầu từ việc xác định rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, sau đó tiến hành đặt hàng và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu. Khi nhận hàng, cần kiểm tra chất lượng và tính chính xác, sau đó tiến hành thanh toán và ghi sổ giao dịch mua bán đầy đủ. Mua sắm hiệu quả giúp hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ và kiểm soát tốt chi phí.Đơn yêu cầu mua hàng là gì? Đơn yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition hoặc PR) là tài liệu mà nhân viên hoặc phòng ban trong tổ chức sử dụng để yêu cầu phê duyệt việc đặt hàng hóa hoặc dịch vụ từ quản lý hoặc bộ phận mua sắm trước khi phát hành đơn đặt hàng. Quy trình của đơn yêu cầu mua hàng bao gồm các bước sau: Nhân viên cần hàng hóa/dịch vụ điền vào đơn yêu cầu mua hàng Gửi đơn yêu cầu mua hàng cho trưởng phòng hoặc bộ phận liên quan kiểm tra Khi được phê duyệt, đơn yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận mua sắm Bộ phận mua sắm xem xét và so sánh giá cả, sau đó phát hành đơn đặt hàng (PO) Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp để tiến hành vận chuyển hàng hóa Đơn đặt hàng là gì? Đơn đặt hàng (Purchase Order hoặc PO) là tài liệu do người mua gửi cho người bán để xác nhận việc đặt hàng hóa hoặc dịch vụ, ghi rõ chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá cả và điều kiện thanh toán. Đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng rất quan trọng trong kinh doanh và tổ chức, đặc biệt khi có giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ với số lượng lớn hoặc khi cần có bằng chứng kế toán. Ví dụ các trường hợp nên sử dụng bao gồm: Đơn yêu cầu mua hàng được sử dụng khi phòng ban cần mua hàng và phải được phê duyệt từ quản lý Đơn đặt hàng được sử dụng khi đã được phê duyệt từ bộ phận mua sắm và cần đặt hàng thực tế từ nhà cung cấp Khi tổ chức cần kiểm soát ngân sách và chi tiêu Để sử dụng làm bằng chứng xác nhận việc đặt hàng và kiểm tra hàng hóa Khi cần tài liệu để kiểm tra kế toán Lợi ích của việc sử dụng đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng Việc sử dụng đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng giúp tăng cường sự rõ ràng và chính xác trong giao dịch mua bán, với các lợi ích như sau: Giúp giảm thiểu sai sót trong việc đặt hàng Tạo sự minh bạch trong quy trình mua sắm Làm bằng chứng pháp lý nếu xảy ra tranh chấp Giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả Giúp theo dõi trạng thái đơn đặt hàng rõ ràng