Chương trình mua hàng PO là gì? Nó có lợi ích như thế nào đối với doanh nghiệp tổng thể?
Dữ liệu đặt hàng, đơn đặt hàng cùng thông tin xác nhận thanh toán. Chương trình sẽ giúp quản lý phần này là phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order). Vậy chương trình này là gì?
Kinh doanh dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đều cần có hệ thống ERP để tạo thuận lợi và giảm chi phí. Đặc biệt là thông tin đặt hàng, đơn đặt hàng cùng thông tin xác nhận thanh toán, những dữ liệu này rất hữu ích cho hiệu quả của kho bãi và tính minh bạch trong kinh doanh. Phần mềm giúp quản lý phần này là phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order). Vậy phần mềm này là gì? Có tính năng quan trọng nào và có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?
Phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order) là gì?
Phần mềm đặt hàng PO (Purchase Order) là phần mềm được thiết kế để tạo thuận lợi trong việc tạo, theo dõi và quản lý đơn đặt hàng, báo giá và xác nhận thanh toán. Giúp tăng cường quy trình mua sắm với độ chính xác và hiệu quả cho hệ thống đặt hàng.
Phần mềm đặt hàng có các chức năng gì?
- Tạo đơn đặt hàng tự động, giảm việc nhập dữ liệu thủ công
- Duyệt đơn đặt hàng trước khi phát hành cho đối tác
- Quản lý nhà cung cấp, thông tin liên hệ, điều khoản hợp đồng, và các yêu cầu khác
- Theo dõi ngân sách, kiểm soát chi tiêu so với ngân sách
- Theo dõi trạng thái đơn đặt hàng từ lúc tạo đến khi giao hàng
- Tích hợp với phần mềm khác, phần mềm đặt hàng sẽ hoạt động kết nối như phần mềm quản lý kho hàng, phần mềm kế toán tài chính
- Quản lý tài liệu, lưu giữ các tài liệu liên quan đến đặt hàng như hợp đồng thương mại, thuế, hóa đơn
Phần mềm đặt hàng có lợi ích gì đối với doanh nghiệp và kho bãi?
Phần mềm đặt hàng sẽ giúp hệ thống đặt hàng trở nên thuận lợi, nhanh chóng và dữ liệu chính xác hơn. Những lợi ích của phần mềm PO đối với doanh nghiệp và kho bãi sẽ như sau:
1. Tăng cường hiệu quả cho kho bãi
Phần mềm PO sẽ giúp duy trì mức hàng tồn kho hợp lý. Khi mức tồn kho giảm dưới mức cần thiết, hệ thống phần mềm đặt hàng sẽ đảm bảo rằng hàng tồn kho sẽ được bổ sung kịp thời để giảm khả năng hết hàng tồn kho, có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh.
2. Tăng độ chính xác và giảm sai sót
Phần mềm đặt hàng có thể giảm thiểu rủi ro sai sót vì giảm yêu cầu nhập dữ liệu đơn đặt hàng thủ công. Chỉ cần nhập một số thông tin là có thể tạo đơn đặt hàng, đồng thời ngăn ngừa sai sót liên quan đến số liệu hàng hóa trong kho.
3. Hệ thống đặt hàng linh hoạt và hiệu quả hơn
Hệ thống đặt hàng tốt cần có độ linh hoạt cao, phần mềm PO sẽ hỗ trợ tạo, thực hiện, duyệt và theo dõi đơn đặt hàng thuận tiện hơn so với việc tự làm đơn đặt hàng bằng tay tốn nhiều thời gian, có thể kịp thời bổ sung hàng hóa, giảm thời gian làm việc và cải thiện hiệu quả hệ thống đặt hàng tổng thể tốt hơn.
4. Tiết kiệm chi phí, giúp kiểm soát ngân sách
Quản lý chi phí và theo dõi ngân sách là phần quan trọng để tổ chức hay doanh nghiệp của chúng ta hiệu quả. Phần mềm đặt hàng là một phần mềm giúp tiết kiệm chi phí và kiểm soát ngân sách, cả trong việc theo dõi đơn đặt hàng, giúp giảm hàng tồn kho dư thừa, dẫn đến tiết kiệm chi phí kho bãi và chi phí khác trong mua hàng.
5. Quản lý nhà cung cấp tốt hơn
Nhiều chủ doanh nghiệp biết rằng quản lý nhiều nhà cung cấp cùng lúc là khó khăn và tốn thời gian, do đó phần mềm PO rất có giá trị trong quản lý nhà cung cấp, giúp trong giao tiếp, nhanh chóng cập nhật đơn đặt hàng, theo dõi tình hình đặt hàng, cũng như phê duyệt đơn hàng nhanh chóng. Giúp phân tích từng nhà cung cấp để tìm ra nhà cung cấp hiệu quả nhất, cải thiện chu kỳ hàng tồn kho và giảm chi phí.
6. Giảm công việc hành chính
Quản lý đơn đặt hàng và hàng tồn kho thủ công cần xem xét nhiều tài liệu, tốn thời gian và có khả năng sai sót cao hơn so với việc sử dụng phần mềm hệ thống đặt hàng giúp giảm gánh nặng hành chính, tài liệu, giúp chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên tập trung vào phát triển các mặt khác của tổ chức một cách cần thiết hơn.
Phần mềm đặt hàng của Treesoft.io có những tính năng nổi bật nào?
Phần mềm PO của Treesoft.io là một phần trong hệ thống ERP được phát triển để tạo điều kiện quản lý doanh nghiệp toàn diện với hệ thống Cloud-Based có thể truy cập từ bất cứ đâu chỉ cần có Internet và thiết bị.
Những điểm nổi bật của phần mềm PO của Treesoft.io gồm:
- Tạo đơn đặt hàng, phê duyệt mua hàng trong phần mềm
- Theo dõi tình hình thực hiện theo thời gian thực
- Có thể gửi tài liệu đặt hàng trực tuyến
- Đối tác có thể phê duyệt trên website
- Có thể gửi email cho đối tác kèm tập tin PDF
- Có thể kết nối máy in để in đơn đặt hàng
Tóm lại, phần mềm đặt hàng là một phần mềm giúp hệ thống đặt hàng trở nên thuận tiện hơn, giảm sai sót dữ liệu và làm cho hệ thống kho hàng hiệu quả hơn, giảm bớt gánh nặng mất thời gian, cho phép doanh nghiệp hoạt động một cách linh hoạt hơn.
