ERP là gì? Hệ thống quản lý doanh nghiệp mà chủ doanh nghiệp phải sử dụng

Mọi tổ chức kinh doanh, dù lớn hay nhỏ, đều cần có một hệ thống quản lý như ERP hay Enterprise Resource Planning. Vậy ERP là gì và tại sao các doanh nghiệp SME nên sử dụng?

Quản lý kinh doanh, dù là doanh nghiệp lớn hay SME, đều có những chi tiết phức tạp cần phải quản lý. Càng nhiều chi tiết thì càng gây đau đầu, đôi khi những thông tin cần thiết có thể bị bỏ sót và tốn thời gian xử lý dẫn đến ảnh hưởng đến độ trơn tru của doanh nghiệp. Do đó, mọi tổ chức kinh doanh, dù lớn hay nhỏ, đều cần một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả như phần mềm ERP hoặc Enterprise Resource Planning. Vậy ERP là gì và tại sao các doanh nghiệp SME nên sử dụng?

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm Enterprise Resource Planning, nói một cách đơn giản, ERP là hệ thống quản lý toàn bộ quy trình kinh doanh, dù là về tài chính, bán hàng, mua sắm và bán hàng, ghi lại thu chi, kế toán, kho hàng, hệ thống payroll (lương nhân viên), nhân sự (HR), hệ thống quản lý thông tin, và các khía cạnh khác đều được tích hợp trong một hệ thống duy nhất.

Hai loại hệ thống ERP phổ biến nhất

1. On-Premise ERP

Là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh được cài đặt trực tiếp vào thiết bị và máy chủ của công ty. Cần có nhân viên IT thường xuyên duy trì hệ thống và phải chi trả chi phí bảo trì, điều này khiến cho chi phí khá cao.

2. Cloud-Based ERP

Là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh được cài đặt trên Cloud Server nên không cần cài đặt chương trình vào thiết bị. Không cần phải có máy chủ riêng và có thể truy cập hệ thống ERP ở bất kỳ đâu chỉ với Internet. Có thể truy cập từ nhiều thiết bị, từ smartphone đến máy tính, và là loại có chi phí thấp.

Phần mềm ERP phù hợp với loại hình doanh nghiệp nào?

Hệ thống ERP là hệ thống quản lý thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp như sau:

On-Premise ERP phù hợp với các tổ chức lớn như doanh nghiệp sản xuất phức tạp, công ty tài chính, bệnh viện và các doanh nghiệp lớn khác vì có dữ liệu khá nhiều.

Cloud-Based ERP phù hợp với các tổ chức từ trung bình đến nhỏ hoặc phù hợp hơn với doanh nghiệp SME vì chi phí đầu tư khá thấp, giúp kiểm soát chi phí, sử dụng nhân lực ít và không cần có nhân viên IT thường trực.

Lợi ích của ERP là gì?

Sở hữu một hệ thống ERP là yếu tố cần thiết trong việc quản lý doanh nghiệp hiện đại. Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp như:

1. Cải thiện hiệu suất làm việc

Hệ thống ERP là một cách thuận tiện để nâng cao hiệu quả công việc và giúp thông tin không bị thiếu sót, như nhập liệu, chi trả lương hay quản lý bảng lương. Chỉ cần nhập thông tin vào hệ thống là có thể giảm sai sót và để nhân viên tập trung hơn vào công việc khác.

2. Tăng độ chính xác của dữ liệu

Sự sai lệch của dữ liệu sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp và không ai muốn nó xảy ra. Việc sử dụng hệ thống ERP sẽ giúp tăng độ chính xác của dữ liệu vì hệ thống này giúp cho việc nhập liệu trở nên đơn giản và thuận tiện trong hệ thống ERP duy nhất.

3. Tính linh hoạt cao

Hệ thống ERP phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và có khả năng quản lý kể cả khi quy mô doanh nghiệp mở rộng hoặc khi muốn nâng tầm đầu tư của doanh nghiệp lên lớn hơn.

4. Tiết kiệm chi phí

Sử dụng phần mềm ERP giúp giảm chi phí vận hành và các quy trình, cũng như sử dụng ít nhân lực và giảm chi phí IT và bảo trì hệ thống, đặc biệt là khi sử dụng hệ thống ERP dạng Cloud-Based ERP.

5. Cải thiện giao tiếp và làm việc nhóm

Dữ liệu, đặc biệt là số liệu kinh doanh, rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Điều quan trọng tiếp theo là truyền tải thông tin đến các bộ phận khác một cách hiệu quả. Hệ thống ERP cho phép chỉ cần có quyền truy cập là có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, giúp công việc và giao tiếp trở nên thuận tiện hơn.

6. Kết nối mọi dữ liệu trong một hệ thống

Dù là dữ liệu tài chính, bán hàng và mua sắm, thông tin khách hàng, hàng hóa hay dịch vụ, dữ liệu nhân lực, dữ liệu hàng tồn kho và các dữ liệu khác về doanh nghiệp đều được tích hợp trong hệ thống ERP duy nhất, giúp dễ dàng quản lý và truy cập nhanh chóng.

7. An toàn dữ liệu

Mọi thông tin trong kinh doanh đều cần được bảo mật. Hệ thống ERP sẽ giúp ngăn chặn rò rỉ dữ liệu tốt nhờ vào việc kiểm soát truy cập nghiêm ngặt và tiêu chuẩn bảo mật, khác với việc lưu trữ qua tập tin hay các tập tin trực tuyến khác.

Điểm nổi bật của phần mềm ERP từ Treesoft.io

Phần mềm ERP là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp SME, đặc biệt là hệ thống ERP dạng Cloud-Based. Hệ thống ERP của Treesoft.io phù hợp cho doanh nghiệp SME với hơn 10 ứng dụng thiết yếu cho kinh doanh như hệ thống bán lẻ, bán hàng, mua hàng, chi tiêu, hệ thống payroll, kế toán, quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân sự, khách hàng và quản lý hàng hóa hoặc dịch vụ.

Điểm nổi bật của phần mềm ERP từ Treesoft.io

Là hệ thống Cloud-Based nên có thể sử dụng dễ dàng, không cần cài đặt trên máy và có thể sử dụng mọi lúc.
Không giấy tờ, quản lý tài liệu có trật tự và nhanh chóng, hiệu quả mà không cần sử dụng đến một tờ giấy nào.
ERP Software với nhiều chức năng cần thiết cho kinh doanh với 10 ứng dụng giúp thúc đẩy bán hàng, giảm chi phí, tăng cơ hội và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hệ thống làm việc tiện lợi, xem nhanh toàn cảnh của các quy trình và làm việc hiệu quả với nhau.

Tóm lại

Trong kinh doanh, tốc độ và độ chính xác là rất cần thiết. Cả tổ chức lớn và doanh nghiệp SME đều cần chương trình ERP để quản lý các quy trình kinh doanh hiệu quả.

Nếu bạn là thương nhân kinh doanh SME và chưa có hệ thống ERP quản lý quy trình kinh doanh thì Treesoft.io cung cấp phần mềm ERP dễ sử dụng, không phức tạp, dễ đăng ký sử dụng, có thể liên hệ để giải đáp thắc mắc mà không mất phí và có thể dùng thử trong 14 ngày miễn phí không giới hạn tính năng.