บทความ ข่าวสาร อัพเดต

กระบวนการจัดซื้อคือกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการหาสินค้าหรือบริการที่จำเป็นสำหรับองค์กร โดยเริ่มจากการระบุความต้องการที่ชัดเจนแล้วเลือกผู้ขายที่เหมาะสม จากนั้นทำการสั่งซื้อและจัดส่งสินค้าให้ตรงตามความต้องการ เมื่อรับสินค้าก็ต้องตรวจสอบคุณภาพและความถูกต้อง หลังจากนั้นจึงดำเนินการชำระเงินและบันทึกบัญชีการซื้อขายให้เรียบร้อย การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรราบรื่นและควบคุมต้นทุนได้ดีใบขอซื้อคืออะไร? ใบขอซื้อ (Purchase Requisition หรือ PR) เป็นเอกสารที่พนักงานหรือแผนกภายในองค์กรใช้เพื่อขออนุมัติการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้จัดการหรือฝ่ายจัดซื้อก่อนที่จะมีการออกใบสั่งซื้อ กระบวนการของใบขอซื้อมีขั้นตอนดังนี้: พนักงานที่ต้องการสินค้า/บริการกรอกใบขอซื้อ ส่งใบขอซื้อให้หัวหน้าแผนกหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องตรวจสอบ เมื่อได้รับการอนุมัติ ใบขอซื้อจะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อพิจารณาและเปรียบเทียบราคา จากนั้นออกใบสั่งซื้อ (PO) ใบสั่งซื้อถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์เพื่อดำเนินการจัดส่งสินค้า ใบสั่งซื้อคืออะไร? ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ซื้อไปยังผู้ขายเพื่อยืนยันการสั่งซื้อสินค้า หรือบริการ โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้า ปริมาณ ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อมีความสำคัญในธุรกิจและองค์กร โดยเฉพาะเมื่อมีการซื้อขายสินค้าและบริการในปริมาณมาก หรือในกรณีที่ต้องมีหลักฐานทางบัญชี ตัวอย่างกรณีที่ควรใช้ ได้แก่: ใบขอซื้อใช้เมื่อแผนกต้องการซื้อสินค้าและต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการ ใบสั่งซื้อใช้เมื่อได้รับอนุมัติจากฝ่ายจัดซื้อและต้องการสั่งซื้อสินค้าจริงจากซัพพลายเออร์ เมื่อองค์กรต้องการควบคุมงบประมาณและการใช้จ่าย เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันการสั่งซื้อและตรวจสอบสินค้า เมื่อจำเป็นต้องใช้เอกสารในการตรวจสอบทางบัญชี ข้อดีของการใช้ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ การใช้ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อช่วยเพิ่มความชัดเจนและความถูกต้องในการซื้อขาย โดยมีข้อดีดังนี้: ช่วยลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อ สร้างความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อ เป็นหลักฐานทางกฎหมายหากเกิดข้อพิพาท ช่วยให้การบริหารสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพ ช่วยให้สามารถติดตามสถานะการสั่งซื้อได้อย่างชัดเจน

ข้อมูลการสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ รวมถึงข้อมูลยืนยันการชำระเงิน ซึ่งโปรแกรมที่จะเข้ามาช่วยดูแลตรงนี้ คือ โปรแกรมจัดซื้อ PO (Purchase Order) แล้วโปรแกรมนี้คืออะไรการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ หรือธุรกิจระดับ SME จำเป็นที่จะต้องมีระบบ ERP เพื่ออำนวยความสะดวกและลดภาระค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ให้น้อยลง รวมถึงความถูกต้องของข้อมูลการเงิน โดยเฉพาะข้อมูลการสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อ รวมถึงข้อมูลยืนยันการชำระเงิน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะมีประโยชน์อย่างมากต่อประสิทธิภาพของคลังสินค้าและความโปร่งใสของการทำธุรกิจ ซึ่งโปรแกรมที่จะเข้ามาช่วยตรงนี้ คือ โปรแกรมจัดซื้อ PO (Purchase Order) แล้วโปรแกรมนี้คืออะไร มีฟีเจอร์อะไรที่สำคัญ แล้วมีประโยชน์ต่อธุรกิจโดยรวมอย่างไร?โปรแกรมจัดซื้อ PO (Purchase Order) คืออะไร?โปรแกรมจัดซื้อ โปรแกรม PO (Purchase Order) เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อความสะดวกในการสร้าง ติดตาม และการจัดการใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคา และการยืนยันชำระเงิน ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กระบวนการจัดซื้อ เพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพให้กับระบบการสั่งซื้อโปรแกรมจัดซื้อ มีฟังก์ชันการทำงานอะไรบ้าง?สร้างใบสั่งซื้ออัตโนมัติ ช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตัวเองอนุมัติการสั่งซื้อ ก่อนที่จะออกใบสั่งซื้อให้กับคู่ค้าการจัดการซัพพลายเออร์ ข้อมูลติดต่อ เงื่อนไขสัญญา ประวัติการปฏิบัติงาน และข้อกำหนดต่าง ๆติดตามงบประมาณ ตรวจสอบการใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณติดตามสถานะใบสั่งซื้อ ตั้งแต่การสร้างใบสั่งซื้อไปจนถึงการจัดส่งเชื่อมต่อร่วมกับโปรแกรมอื่น โปรแกรมจัดซื้อจะทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น เช่น โปรแกรมจัดการสต๊อกสินค้า โปรแกรมบัญชีการเงินจัดการเอกสาร เก็บเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการสั่งซื้อ เช่น สัญญาการค้า ภาษี ใบเสร็จรับเงินโปรแกรมจัดซื้อ มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจและคลังสินค้า?โปรแกรมจัดซื้อ จะช่วยให้ระบบการจัดซื้อมีความสะดวกรวดเร็ว ข้อมูลถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น ซึ่งประโยชน์ของโปรแกรม PO ที่มีต่อธุรกิจและคลังสินค้า จะมีดังนี้1. เพิ่มประสิทธิภาพให้กับคลังสินค้าโปรแกรม PO จะช่วยรักษาระดับสินค้าคงคลังให้เหมาะสม เมื่อระดับสต๊อกสินค้าลดลงต่ำกว่าจุดที่ควรจะเป็น ระบบโปรแกรมการจัดซื้อจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าสต๊อกสินค้าจะถูกเติมทันเวลา เพื่อลดโอกาสสินค้าคงคลังหมด ซึ่งส่งผลเสียต่อการทำธุรกิจได้2. เพิ่มความแม่นยำและลดข้อผิดพลาดลงโปรแกรมจัดซื้อ สามารถลดความเสี่ยงข้อผิดพลาดต่าง ๆ ได้ เพราะลดความจำเป็นในการคีย์ข้อมูลใบสั่งซื้อด้วยตัวเองลง ใส่ข้อมูลเพียงไม่กี่อย่างก็สามารถสร้างใบสั่งซื้อได้ รวมถึงป้องกันความผิดพลาดเกี่ยวกับข้อมูลตัวเลขสินค้าในสต๊อกสินค้าด้วย3. ระบบจัดซื้อมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้นระบบจัดซื้อที่ดีต้องมีความคล่องตัวสูง ซึ่งโปรแกรม PO จะมีส่วนช่วยในการสร้าง ดำเนินการ อนุมัติใบสั่งซื้อ และการติดตามการสั่งซื้อได้สะดวกมากกว่าการทำใบสั่งซื้อด้วยตัวเองที่ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างนาน สามารถเติมสต๊อกสินค้าได้ทันเวลา ลดเวลาการทำงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพระบบจัดซื้อโดยรวมได้เป็นอย่างดี4. ประหยัดต้นทุน ช่วยควบคุมงบประมาณการจัดการต้นทุน การติดตามงบประมาณ เป็นส่วนสำคัญในการทำให้องค์กรหรือธุรกิจของเรามีประสิทธิภาพ ซึ่งโปรแกรมจัดซื้อ เป็นโปรแกรมหนึ่งที่จะมีส่วนช่วยเรื่องการประหยัดต้นทุนและช่วยควบคุมงบประมาณ ทั้งการติดตามการสั่งซื้อ ช่วยลดสินค้าคงคลังส่วนเกิน นำไปสู่การประหยัดต้นทุนในการจัดเก็บสินค้าในโกดัง และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ในการจัดซื้อ5. การจัดการซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้นเจ้าของธุรกิจหลายคนรู้ดีว่าการจัดการซัพพลายเออร์หลาย ๆ เจ้าพร้อม ๆ กันเป็นเรื่องที่ลำบากและใช้เวลานาน ทำให้โปรแกรม PO มีประโยชน์อย่างมากในการดูแลจัดการซัพพลายเออร์ ช่วยทั้งเรื่องของการสื่อสาร ความรวดเร็วของการอัปเดตคำสั่งซื้อ การติดตามสถานการณ์จัดซื้อ รวมถึงการอนุมัติคำสั่งซื้อก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ทำให้เราสามารถวิเคราะห์ซัพพลายเออร์แต่ละเจ้าได้ด้วย เพื่อมองหาซัพพลายเออร์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด ส่งผลให้การหมุนเวียนสินค้าคงคลังดีขึ้น ลดต้นทุนได้ด้วยเช่นกัน6. ลดงานธุรการลงการจัดการใบสั่งซื้อและสต๊อกสินค้าด้วยตัวเอง ต้องดูเอกสารมากมาย ทำให้เสียเวลาและมีโอกาสผิดพลาดสูงเมื่อเทียบกับการใช้โปรแกรมระบบจัดซื้อที่ช่วยลดภาระด้านธุรการ เอกสาร ช่วยให้เจ้าของธุรกิจหรือพนักงานไปโฟกัสกับการพัฒนาด้านอื่น ๆ ขององค์กรที่มีความจำเป็นมากกว่าได้โปรแกรมจัดซื้อของ Treesoft.io มีฟีเจอร์อะไรบ้างที่โดดเด่นโปรแกรม PO ของ Treesoft.io เป็นโปรแกรมหนึ่งของระบบ ERP ที่เราได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อความคล่องตัวในการบริหารธุรกิจแบบครบถ้วนด้วยระบบ Cloud-Based ที่สามารถเข้าสู่ระบบจากที่ไหนก็ได้เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์จุดเด่นโปรแกรม PO ของ Treesoft.io จะมีดังนี้สร้างใบสั่งซื้อ อนุมัติการซื้อได้ในโปรแกรมติดตามสถานการณ์ดำเนินการแบบ Real-Timeสามารถส่งเอกสารสั่งซื้อออนไลน์ได้คู่ค้าสามารถอนุมัติได้บนเว็บไซต์สามารถส่งอีเมลไปยังคู่ค้า แนบไฟล์เป็น PDF ได้สามารถเชื่อมต่อ Printer ถ่ายเอกสารใบสั่งซื้อได้สรุป โปรแกรมจัดซื้อ เป็นโปรแกรมหนึ่งที่ทำให้ระบบการจัดซื้อมีความสะดวกมากขึ้น ลดความผิดพลาดของข้อมูล และทำให้ระบบสต๊อกสินค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ลดภาระต่าง ๆ ที่ทำให้เสียเวลา ให้ธุรกิจสามารถดำเนินไปได้อย่างคล่องตัว