Đơn đặt hàng là gì? Khi nào cần sử dụng
Quy trình mua sắm là quy trình liên quan đến việc tìm kiếm hàng hóa hoặc dịch vụ cần thiết cho tổ chức. Bắt đầu từ việc xác định rõ nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, sau đó tiến hành đặt hàng và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu. Khi nhận hàng, cần kiểm tra chất lượng và tính chính xác, sau đó tiến hành thanh toán và ghi sổ giao dịch mua bán đầy đủ. Mua sắm hiệu quả giúp hoạt động của tổ chức diễn ra suôn sẻ và kiểm soát tốt chi phí.
Đơn yêu cầu mua hàng là gì?
Đơn yêu cầu mua hàng (Purchase Requisition hoặc PR) là tài liệu mà nhân viên hoặc phòng ban trong tổ chức sử dụng để yêu cầu phê duyệt việc đặt hàng hóa hoặc dịch vụ từ quản lý hoặc bộ phận mua sắm trước khi phát hành đơn đặt hàng.
Quy trình của đơn yêu cầu mua hàng bao gồm các bước sau:
- Nhân viên cần hàng hóa/dịch vụ điền vào đơn yêu cầu mua hàng
- Gửi đơn yêu cầu mua hàng cho trưởng phòng hoặc bộ phận liên quan kiểm tra
- Khi được phê duyệt, đơn yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận mua sắm
- Bộ phận mua sắm xem xét và so sánh giá cả, sau đó phát hành đơn đặt hàng (PO)
- Đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp để tiến hành vận chuyển hàng hóa
Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng (Purchase Order hoặc PO) là tài liệu do người mua gửi cho người bán để xác nhận việc đặt hàng hóa hoặc dịch vụ, ghi rõ chi tiết về hàng hóa, số lượng, giá cả và điều kiện thanh toán.
Đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng rất quan trọng trong kinh doanh và tổ chức, đặc biệt khi có giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ với số lượng lớn hoặc khi cần có bằng chứng kế toán. Ví dụ các trường hợp nên sử dụng bao gồm:
- Đơn yêu cầu mua hàng được sử dụng khi phòng ban cần mua hàng và phải được phê duyệt từ quản lý
- Đơn đặt hàng được sử dụng khi đã được phê duyệt từ bộ phận mua sắm và cần đặt hàng thực tế từ nhà cung cấp
- Khi tổ chức cần kiểm soát ngân sách và chi tiêu
- Để sử dụng làm bằng chứng xác nhận việc đặt hàng và kiểm tra hàng hóa
- Khi cần tài liệu để kiểm tra kế toán
Lợi ích của việc sử dụng đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng
Việc sử dụng đơn yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng giúp tăng cường sự rõ ràng và chính xác trong giao dịch mua bán, với các lợi ích như sau:
- Giúp giảm thiểu sai sót trong việc đặt hàng
- Tạo sự minh bạch trong quy trình mua sắm
- Làm bằng chứng pháp lý nếu xảy ra tranh chấp
- Giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
- Giúp theo dõi trạng thái đơn đặt hàng rõ ràng
