Khi nào cần sử dụng hệ thống quản lý kho hoặc IMS WMS

Trong việc kinh doanh cửa hàng hoặc nhà hàng, quản lý tồn kho hàng hóa là một trong những vấn đề cần được chú trọng rất nhiều. Bởi vì tất cả những gì được lưu trữ đều đồng nghĩa với chi phí, đặc biệt là các sản phẩm có thời hạn sử dụng giới hạn. Nói thật rằng nếu quản lý tồn kho sai cách thì chỉ có thể dẫn đến thất thoát. Quản lý tồn kho hàng hóa không phải là điều dễ dàng, đặc biệt đối với những cửa hàng lớn cần lưu trữ nhiều sản phẩm hoặc nguyên liệu thì càng phức tạp hơn.

Hôm nay, chúng tôi muốn giới thiệu hệ thống quản lý tồn kho hàng hóa, giúp việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Hãy cùng xem hệ thống này tốt như thế nào và khi nào nên sử dụng.

Hệ thống quản lý tồn kho là gì?

Hệ thống quản lý tồn kho là hệ thống giúp quản lý tồn kho hàng hóa một cách hiệu quả từ đầu đến cuối. Hiệu quả ở đây được hiểu là số lượng hàng hóa phù hợp với nhu cầu của khách hàng, không thừa quá nhiều để hết hạn, cũng không thiếu đến mức không đủ để bán. Hệ thống quản lý tồn kho giúp nhận diện sản phẩm nào bán chạy, nên lưu trữ bao nhiêu, và cũng theo dõi kết quả kinh doanh để biết sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào cần xúc tiến bán hàng.

Nhưng ngoài việc xem xét sự phổ biến của sản phẩm, cần phải cân nhắc các yếu tố khác như tuổi thọ hoặc bảo quản. Bởi vì có những sản phẩm bán chạy nhưng lại có tuổi thọ hạn chế, đặc biệt là nhóm thực phẩm tươi sống, nguyên liệu nấu ăn. Nếu lưu trữ mà hết hạn hoặc bỏ đi, thì đồng nghĩa với việc phải chịu chi phí vô ích. Đó là lý do cần sử dụng hệ thống quản lý tồn kho.

Hệ thống quản lý tồn kho có những ưu điểm gì?

- Kiểm tra tồn kho ngay lập tức

Việc sử dụng hệ thống quản lý tồn kho giúp kiểm tra tồn kho hàng hóa ngay lập tức. Có thể xem ngay món đồ nào còn bao nhiêu, đã bán được bao nhiêu mà không cần mất thời gian ngồi đếm. Việc đếm tồn kho thủ công tốn nhiều thời gian, đặc biệt đối với cửa hàng có nhiều loại sản phẩm hoặc số lượng lớn.

- Giúp lập kế hoạch đặt hàng phù hợp

Khi biết được số lượng còn lại, số lượng đã bán của từng sản phẩm, sẽ giúp lập kế hoạch đặt hàng phù hợp cho lần tiếp theo, sản phẩm nào nên đặt bao nhiêu để đủ bán mà không bị tồn gây lãng phí.

- Giúp giảm vấn đề vốn nằm im

Khi mở cửa hàng, chắc chắn sẽ có cả sản phẩm bán chạy và sản phẩm ít được quan tâm. Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho giúp nhìn rõ sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào bán không tốt, nên lưu trữ bao nhiêu để có lợi nhuận cho doanh nghiệp, từ đó quyết định sản phẩm nào nên ngừng bán, sản phẩm nào nên tiếp tục.

- Giúp bán hàng liên tục

Ngoài vấn đề sản phẩm tồn kho bán không được, một vấn đề khác mà nhiều cửa hàng gặp phải là không đủ hàng để bán, điều này làm mất cơ hội tạo thu nhập. Nếu xảy ra nhiều lần như vậy, sẽ dẫn đến mất cơ hội bán hàng về dài hạn vì khách hàng sẽ không muốn quay lại mua khi hàng luôn hết.

- Giúp trong việc lập kế hoạch marketing

Hệ thống quản lý tồn kho lưu trữ thông tin về tất cả hàng hóa, như số lượng còn lại, doanh số bán. Có thể dùng dữ liệu này để phân tích và hoạch định chiến lược thị trường nhắm trúng đối tượng khách hàng. Làm chương trình khuyến mãi nào cũng vừa ý khách hàng, là một trong những cách tăng cơ hội tạo doanh thu bùng nổ.

- Giảm thiểu vấn đề hàng hóa bị thiếu hụt

Sử dụng hệ thống quản lý tồn kho xem như một cách theo dõi hàng hóa. Như đã đề cập, hệ thống lưu trữ thông tin về tất cả hàng hóa, ngày nhập kho, số lượng, số lượng bán ra. Khi có vấn đề xảy ra, hàng hóa bị thất lạc có thể kiểm tra và theo dõi dễ dàng, giảm thiểu vấn đề hàng hóa bị thiếu hụt, đồng thời cũng giúp giảm thiểu vấn đề gian lận.

Xem xét lợi ích của hệ thống quản lý tồn kho, có lẽ cũng đủ để trả lời cho nhiều người rằng có nên áp dụng hệ thống này vào cửa hàng của bạn hay không. Mặc dù sẽ có chi phí, nhưng đó là một khoản đầu tư xứng đáng.

Khi nào cần sử dụng hệ thống quản lý tồn kho?

Việc sử dụng hệ thống quản lý tồn kho có thể không thấy rõ lợi ích đối với những cửa hàng rất nhỏ, số lượng bán ít, dễ dàng đếm tồn kho. Nhưng nếu cửa hàng mở rộng, có nhiều sản phẩm hơn, cần lưu trữ nhiều hơn, gây ra hệ quả như có hàng tồn hết hạn, không đủ hàng cho khách hoặc tốn nhiều thời gian đếm, thì nên sử dụng hệ thống quản lý tồn kho. Nhưng thực tế, nếu muốn quản lý tồn kho dễ dàng và có hệ thống, có thể áp dụng hệ thống quản lý tồn kho cho tất cả các loại hình cửa hàng, nhà hàng, bất kể quy mô.

Hệ thống quản lý tồn kho là một công cụ rất hữu ích cho các doanh nghiệp cửa hàng, nhà hàng vì giúp quản lý tồn kho hàng hóa hiệu quả, đặc biệt với cửa hàng cần lưu trữ nhiều loại hàng hóa. Lưu trữ hàng hóa vừa đủ với nhu cầu của khách hàng giúp giảm mất mát và tăng lợi nhuận cùng lúc.