Chương trình POS bán hàng trước cửa hàng là gì? Những lợi ích là gì?

Việc kinh doanh dù là cửa hàng, nhà hàng hay quán cà phê, trong thế hệ hiện tại đều phổ biến mang công nghệ hoặc các hệ thống khác vào làm trợ thủ nhiều hơn, đặc biệt là chương trình POS bán hàng tại cửa hàng, là một trong những hệ thống đang rất được ưa chuộng. Đối với ai còn thắc mắc chương trình POS bán hàng tại cửa hàng là gì, có lợi ích ra sao, hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm câu trả lời.

Chương trình POS bán hàng tại cửa hàng là gì?

Chương trình POS viết tắt của Point of Sale System là một chương trình để quản lý bán hàng tại cửa hàng thông qua hệ thống máy tính, giúp quản lý các hệ thống khác nhau trong cửa hàng trở nên dễ dàng hơn. Hiện nay, chương trình POS không chỉ đơn thuần là một chương trình để tính tiền, mà còn có nhiều chức năng khác để lựa chọn sử dụng, như ghi chép thông tin bán hàng hoặc quản lý kho hàng. Chương trình POS do đó là trợ thủ tăng sự chính xác trong quản lý thông tin khác nhau, giúp sử dụng thông tin một cách hiệu quả và còn giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý cửa hàng.

Các thành phần của chương trình POS là gì?

Các thành phần của chương trình POS có 2 phần chính là

1. Phần Software (phần mềm) : Là phần chương trình hoặc các lệnh dùng để vận hành, được xem như là thành phần quan trọng của hệ thống POS. Phần Software có các tính năng cơ bản để sử dụng như:

• Ghi chép thông tin của hàng hóa được nhập bán
• Ghi chép thông tin bán hàng và thông tin người mua
• Ghi chép báo cáo hoạt động của tất cả loại hàng hóa
• Kiểm tra kho hàng có liên quan đến nhập và bán ra
• Sử dụng chung với các thiết bị khác như máy quét mã vạch, máy in hoá đơn hoặc màn hình khách hàng

Ngoài ra, chương trình POS còn có các chức năng cơ bản khác để lựa chọn sử dụng nhiều hơn, nhưng nếu yêu cầu chức năng ngoài cơ bản, có thể sẽ có chi phí thêm vào phần này.

2. Phần Hardware (phần cứng) : Là phần thiết bị dùng chung với hệ thống POS, hoặc nói đơn giản là thiết bị thực hiện theo lệnh của phần Software. Có nhiều loại thiết bị dùng, như:

• Máy tính dùng cho xử lý tất cả thông tin liên quan đến chương trình POS
• Màn hình hiển thị, hiện nay thường sử dụng dạng Touch Screen như iPad hoặc Tablet
• Máy in hoá đơn dùng để in hóa đơn thanh toán cho khách hàng
• Ngăn kéo tiền dùng để giữ tiền và trả tiền lại cho khách hàng, thường dùng chung với máy in hoá đơn
• Máy quét mã vạch dùng cho việc đọc mã vạch hàng hóa để tính tiền hoặc lưu trữ thông tin kho hàng

Hệ thống chương trình POS có mấy loại?

Chương trình POS phổ biến hiện nay có nhiều hình thức, nếu phân loại theo hệ thống vận hành, có thể chia thành 2 loại chính là:

1. Hệ thống POS trực tuyến (Online) : Là hệ thống có thể sử dụng và truy cập dữ liệu thông qua kênh trực tuyến, dù có ở nơi khác vẫn có thể sử dụng chung, dữ liệu được lưu trữ trên server của nhà cung cấp, có bảo mật cao và còn có nhiều chức năng sử dụng đa dạng, không cần cài đặt chương trình vào máy, có thể sử dụng chung với hệ thống ERP, phù hợp cho mọi loại hình kinh doanh và doanh nghiệp hoặc cửa hàng có nhiều chi nhánh.

2. Hệ thống POS ngoại tuyến (Offline) : Là hệ thống có thể sử dụng và truy cập dữ liệu mà không cần dùng internet, cần cài đặt chương trình vào máy, an toàn về dữ liệu, tự quản lý và không thể sử dụng chung với hệ thống ERP, phù hợp cho kinh doanh thông thường và doanh nghiệp hoặc cửa hàng có một chi nhánh.

Chương trình POS có lợi ích thế nào đối với kinh doanh cửa hàng?

1. Giúp phục vụ khách hàng chính xác và nhanh chóng

Chương trình POS bán hàng tại cửa hàng sẽ giúp nhận đơn hàng của khách hàng chính xác và nhanh chóng, không cần mất thời gian ghi chép, và hệ thống còn tự động tính toán số tiền và tiền trả lại, giúp thu và trả tiền lại cho khách hàng chính xác và nhanh chóng. Dù khách hàng đông đến mức nào cũng không phải lo lắng. Đừng quên rằng tốc độ và sự chính xác là yếu tố quan trọng giúp tăng sự hài lòng cho khách hàng quay lại mua hàng.

2. Có thể kiểm tra thông tin bất kỳ lúc nào

Chương trình POS dù là trực tuyến hay ngoại tuyến cũng có thể truy cập thông tin bất kỳ lúc nào, biết được doanh thu bao nhiêu, đã bán những gì, còn lại bao nhiêu sản phẩm, có thể vào kiểm tra ngay thông tin cần thiết mà không phải đợi hay tốn thời gian tổng hợp thông tin. Cửa hàng phải lưu trữ lượng hàng lớn cũng không phải mất thời gian đếm kho hàng.

3. Giúp giảm thiểu vấn đề gian lận

Cửa hàng có nhân viên chắc chắn sẽ có vấn đề gian lận cần chú ý. Sử dụng chương trình POS bán hàng tại cửa hàng giúp giảm vấn đề này, do thông tin bán hàng được lưu tự động, cái gì đã bán bao nhiêu, cần tiền bao nhiêu, giúp giảm bớt vấn đề này một phần nào.

4. Giúp lên kế hoạch marketing dễ dàng hơn

Bởi vì chương trình POS bán hàng tại cửa hàng lưu trữ thông tin đa dạng và rõ ràng, giúp mang dữ liệu đó phân tích để lên kế hoạch marketing, làm chương trình khuyến mãi kích cầu dễ dàng hơn.

Phải nói rằng chương trình POS bán hàng tại cửa hàng là trợ thủ tuyệt vời cho cửa hàng, quán ăn, vì giúp mọi thứ dễ dàng hơn, có hệ thống hơn, tăng cơ hội tạo ra doanh thu, giảm nguy cơ lỗ vốn, quan trọng còn giúp xử lý vấn đề tại cửa hàng không đếm xuể. Dù là cửa hàng nhỏ hay lớn, chương trình POS bán hàng tại cửa hàng cũng có thể đáp ứng toàn diện. Đó là một khoản đầu tư rất đáng giá.