Paperless là gì và tại sao nhiều tổ chức bắt đầu áp dụng
Paperless là khái niệm và quy trình mà các tổ chức hoặc cá nhân giảm việc sử dụng giấy trong công việc bằng cách thay thế bằng công nghệ số hóa. Các công nghệ đó có thể là hệ thống tài liệu điện tử, hệ thống quản lý thông tin trực tuyến (Cloud Storage) và các phần mềm khác nhau nhằm giảm việc sử dụng giấy.
Tại sao nhiều tổ chức bắt đầu áp dụng phương pháp không dùng giấy?
- Giảm chi phí – Giảm chi phí mua giấy, máy in, mực in và lưu trữ tài liệu
- Tăng hiệu quả làm việc – Dễ dàng và nhanh chóng truy cập tài liệu và thông tin thông qua hệ thống trực tuyến
- Giảm rủi ro mất mát tài liệu – Tài liệu điện tử có thể dễ dàng sao lưu và khôi phục
- Góp phần bảo vệ môi trường – Giảm sử dụng tài nguyên thiên nhiên và giảm rác thải từ tài liệu giấy
- Hỗ trợ công việc từ xa – Giúp nhân viên có thể truy cập và làm việc với tài liệu từ bất cứ đâu
Các công nghệ hỗ trợ hiệu quả trong làm việc không giấy
- Google Drive, Dropbox – Hệ thống lưu trữ và chia sẻ tập tin trực tuyến
- DocuSign, Adobe Sign – Hệ thống ký tài liệu điện tử
- ERP và hệ thống kế toán số hóa – Giảm sử dụng giấy trong quy trình kinh doanh
- Các ứng dụng ghi chú như Evernote, Notion – Giảm sử dụng giấy cho việc ghi chú
